16.09.2024
Plánujete štúdium v zahraničí? Ak áno, nevyhnete sa potrebe napísať formálny list alebo email v angličtine. Môže ísť o žiadosť o prijatie na univerzitu, o štipendium, alebo o komunikáciu s rôznymi inštitúciami. Pre mnohých z vás bude práve písomná komunikácia prvým krokom k úspešnému prijatiu na vysnívanú školu, preto je kľúčové ovládať základy formálneho písania. Poďme sa spoločne pozrieť na to, ako správne napísať formálny list a email, aby ste pôsobili profesionálne, dôveryhodne a zvýšili svoje šance na úspech.
Prečo je dôležité písať formálne?
Písanie formálnych listov a emailov je nevyhnutnou zručnosťou nielen pre štúdium v zahraničí, ale aj pre budúce pracovné príležitosti. Formálna komunikácia ukazuje, že rešpektujete druhú stranu a že máte seriózny prístup k danej téme. Navyše, správne napísaný formálny list vám môže otvoriť dvere tam, kde iní zlyhávajú.
Formálny vs. neformálny tón
V bežnej komunikácii, najmä s priateľmi a rodinou, sa často používajú neformálne výrazy, ako skratky (e.g. "can't" namiesto "cannot"), emotikony, alebo osobné oslovenia typu "Hi" alebo "Hey". Formálna komunikácia je však úplne iná. Vyžaduje precíznu gramatiku, zdvorilosť a jasnú štruktúru.
Štruktúra formálneho listu
Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru, ktorá by mala byť vždy dodržaná, aby list pôsobil profesionálne a prehľadne. Tu sú hlavné časti, ktoré nesmú chýbať:
Hlavička listu
V ľavom hornom rohu uveďte svoje meno, adresu a dátum. Nasleduje meno a adresa príjemcu. Dbajte na to, aby boli tieto údaje presné a prehľadné. Ak píšete list škole alebo univerzite, zistite si presnú adresu a oddelenie, ktorému je váš list určený.
Tip: Ak posielate list do zahraničia, nezabudnite pridať poštové kódy a presné formáty adries, ktoré sa môžu líšiť od tých, ktoré používame na Slovensku.
Pozdrav a oslovenie v angličtine
Pri pozdrave si dávajte pozor na správne oslovenie. Ak poznáte meno osoby, oslovte ju s rešpektom (Dear Mr. Smith alebo Dear Ms. Johnson). Ak meno nepoznáte, použite neutrálne oslovenie, ako Dear Sir/Madam.
Poznámka: Použitie Ms. je neutrálny a zdvorilý spôsob, ako osloviť ženu, ak si nie ste istí, či je vydatá alebo nie. Na rozdiel od toho, Mrs. sa používa výhradne pre vydaté ženy.
Úvod
Úvodná veta by mala jasne a stručne vystihnúť dôvod, prečo píšete. V tejto časti by ste mali získať pozornosť čitateľa a zároveň mu dať vedieť, čo môže od zvyšku listu očakávať.
Príklad:
I am writing to express my interest in applying for the Bachelor’s program in International Business at your university.
Hlavný obsah listu
V hlavnom obsahu sa venujte jadru vášho listu. Ak žiadate o prijatie na univerzitu, vysvetlite svoje kvalifikácie, záujmy a dôvody, prečo ste si vybrali práve túto školu. Text rozdeľte do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko čitateľný.
Tip: V každom odseku sa zamerajte na jednu myšlienku a vyhnite sa príliš dlhým vetám, ktoré môžu byť pre čitateľa mätúce.
Záver formálneho listu
Zdvorilo ukončite list s očakávaním budúcej komunikácie. Frázy ako Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you. sú vhodným spôsobom, ako vyjadriť vďaku a očakávanie odpovede.
Podpis
Na konci listu vždy použite frázu ako Yours sincerely (ak poznáte meno osoby) alebo Yours faithfully (ak meno nepoznáte) a pripojte svoj podpis. Ak posielate list emailom, namiesto vlastnoručného podpisu stačí napísať svoje meno.
Písanie formálneho emailu
Hoci emaily nemajú takú prísnu formu ako listy, je dôležité zachovať formálny tón a štruktúru. E-mail je často prvý kontakt, ktorý budete mať s prijímacou komisiou, preto by mal byť rovnako profesionálny.
Predmet emailu
Predmet by mal byť stručný, ale jasný. Musí vystihovať, o čom email je, aby príjemca okamžite vedel, čo od vás očakávať.
Príklad:
Application for Bachelor’s Program – Jana Nováková
Pozdrav a oslovenie v angličtine
Rovnako ako pri formálnom liste, aj tu platí pravidlo oslovenia. Používajte Dear Mr./Ms. [Priezvisko], alebo ak meno nepoznáte, Dear Sir/Madam.
Úvod a hlavný obsah
Prvý odstavec by mal stručne predstaviť váš zámer. Dbajte na to, aby ste boli konkrétni a jasní. Vyhnite sa zbytočne dlhým vetám a informácie podávajte systematicky.
Príklad:
I am writing to inquire about the scholarship opportunities available for international students at your institution.
Záver formálneho emailu
Zakončite email zdvorilo a vyjadrite očakávanie odpovede. Frázy ako I would appreciate your response at your earliest convenience ukazujú rešpekt k času príjemcu.
Podpis
Email ukončite s frázou Best regards alebo Sincerely a pridajte svoje meno a kontaktné údaje.
Tip: Nezabudnite zahrnúť všetky prílohy (napr. motivačný list, životopis, doklady), ktoré uvádzate v texte.
Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť
Písanie formálnych listov a emailov môže byť pre mnohých stresujúce, pretože vyžaduje pozornosť k detailom. Tu sú niektoré bežné chyby, ktorým by ste sa mali vyhnúť:
Nesprávne oslovenie
Jednou z najväčších chýb je nesprávne oslovenie osoby. Ak si nie ste istí menom alebo pohlavím osoby, vždy použite neutrálny pozdrav, ako Dear Sir/Madam.
Používanie nesprávneho tónu
Vyhnite sa používaniu hovorových alebo neformálnych výrazov, ako sú skratky, emotikony alebo príliš priateľský tón. Formálny email by mal byť zdvorilý a vecný.
Zbytočne dlhé vety a odseky
Pri písaní sa snažte byť struční. Príliš dlhé vety a odseky môžu zmiasť čitateľa a spôsobiť, že váš email bude pôsobiť chaoticky.
Prečo sa formálny email a list oplatí vedieť písať?
Schopnosť napísať formálny list alebo email je nevyhnutná pre úspešnú komunikáciu nielen so školami, ale aj v budúcom pracovnom živote. Čím lepšie dokážete prezentovať svoje myšlienky písomne, tým profesionálnejší dojem zanecháte. Táto zručnosť vám pomôže získať nielen prijatie na univerzitu, ale aj pracovné príležitosti, stáže alebo granty.
Tip: pokiaľ sa chystáte popri štúdiu aj pracovať, zistiť v našom článku ako sa pripraviť na pohovor v angličtine
Písanie formálnych listov a emailov v angličtine je zručnosťou, ktorá sa dá zlepšovať praxou. Dodržiavanie základných pravidiel, zdvorilý tón a prehľadná štruktúra vám pomôžu dosiahnuť úspech pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami. Využite tieto tipy, aby vaše listy a emaily pôsobili profesionálne a vyvolali pozitívny dojem.
